Hace ya muchos años Jack Trout escribió un libro que rápidamente se convirtió en un “best seller”, se trataba de “El poder de lo simple”. Mucho mas se ha escrito desde entonces sobre este tópico que crea tanta controversia en el mundo de los negocios y que tiene tanto promotores como detractores. Como siempre no existe una fórmula mágica que pueda ser aplicada a todas las personas y a todas las situaciones, pero a mi siempre me ha motivado este enfoque de tratar de buscar la simplicidad para ser mas efectivo. Eso no quiere decir que hay que tratar las cosas de manera superficial, pero si es un buen enfoque evitar la complejidad innecesaria. Si tienes una pequeña o mediana empresa la búsqueda de un enfoque simple te puede llevar a mejorar notablemente la efectividad de tu negocio.
Hay que desarrollar un equipo de trabajo capaz y cohesionado que persiga un objetivo común, que pueda trabajar como un verdadero equipo alineado hacia el logro de los objetivos de la organización. Mantener las cosas simples te puede ayudar a dar claridad para que cada uno de ellos brille con luz propia y juntos construyan el futuro que sueñas. Estos son algunos aspectos en los cuales mantener un enfoque simple te pueden ayudar a mejorar la efectividad de tu empresa.
• Estrategia: Trata de tener una estrategia clara y un plan simple pero poderoso para alcanzar tu visión. Es muy normal encontrarse con declaraciones de visión y misión muy complejas que tratan de decir muchas cosas. Debes extraer los conceptos realmente relevantes y articularlos de una forma simple para que tu equipo sepa con total claridad hacia dónde van y cómo deben hacer las cosas en el día a día. Una vez que tengas tu estrategia asegúrate de tener una estructura organizativa en la cual existan claridad de roles y responsabilidades, que cada colaborador sepa de forma concreta su campo de acción y como agrega valor a la organización.
• Sistemas Gerenciales: Una estrategia clara te permitirá señalar el camino y fortalecerá tu liderazgo, pero debes acompañarla de un adecuado sistema de trabajo para poder lograr que las cosas se ejecuten. Es importante que tus procesos gerenciales sean simples y claros, en especial lo relativo a:
- Políticas: Lograr definir unas políticas claras y muy concreta pueden simplificar enormemente la operatividad de tu empresa. Se trata de desarrollar reglas generales para tu negocio, con mucho sentido común y que sean conocidas y respetadas por todo tu equipo. Esto te permitirá que tus procesos puedan ser simplificados mas fácilmente.
- Procesos: Si las grandes reglas del negocio son claras, concretas y se establecen como Políticas formales, entonces debes enfocar tus energías en que tus procesos también sean lo suficientemente simples. No deja de sorprendernos la complejidad que tienen los procesos de muchas empresas, tratando de definir todas las especificaciones, particularidades y excepciones que se pueden dar en cada uno de ellos. Trata de que tus procesos, sin importar el formato o la metodología que uses para definirlos, sean claros y simples; rodéate de gente capaz con el perfil y la capacitación necesaria y deja que ellos manejen los detalles menores. Asegúrate que tus procesos establezcan la forma adecuada de manejar por lo menos el 80% de las situaciones, establece reglas claras y permite que tu equipo maneje el resto.
- Automatización: Nunca podremos dejar de resaltar la importancia de tratar de automatizar los procesos operativos. Apóyate en la tecnología y trata de que las aplicaciones que implementes sean simples y prácticas. Estamos en un momento en el cual existen múltiples aplicaciones disponibles en el mercado, de costos muy razonables o incluso muchas de ellas gratuitas en sus versiones básicas. Busca la forma de adaptarte tú a las aplicaciones disponibles, realiza los ajustes necesarios de las aplicaciones cuando exista una buena relación costo – beneficio y sólo desarrolla a tu medida aquellos elementos que son demasiado particulares en tu negocio.
• Tus colaboradores: Un equipo alineado y enfocado es clave para lograr una organización efectiva. Muchas veces damos muchas cosas por sentadas y no nos damos el tiempo de quitar la niebla que puede cubrir el entendimiento particular de cada uno de nuestros colaboradores. Algunas cosas que vale la pena aclarar y simplificar son las siguientes:
- Expectativas: Asegúrate de que todos y cada uno de tus colaboradores sepa con claridad qué esperas de ellos y cuál es su verdadero rol en la organización. Que entiendan bien cuáles son los aspectos fundamentales de su trabajo y de los resultados que se espera de ellos.
- Indicadores: Hoy sufrimos de algo así como “incontinencia de indicadores” en muchas organizaciones. Es cierto que si no medimos las cosas no las podemos mejorar de forma sostenible, pero en ocasiones queremos medir tantos indicadores que terminamos mareando a la gente. Podemos esperar que cualquier colaborador analice muchas variables durante su gestión, pero debe saber con exactitud cuáles son sus indicadores fundamentales, aquellos que alinean su tarea y responsabilidad con los objetivos de la empresa y mientras menos sean mejor. No existe un número mágico, pero podríamos decir que en torno a 3 sería el ideal.
- Remuneración Variable: Cada día mas empresas se valen de la remuneración variable para inducir el comportamiento deseado en sus colaboradores. Cuando se hace bien es como tratar de traspasar el espíritu emprendedor a un empleado. Se trata de crear una fórmula ganar – ganar entre colaborador y empresa. “Te puedes llevar una parte de los beneficios si lo haces mejor”. El problema es que si esa remuneración variable está atada a un montón de indicadores que cambian constantemente y cuyas metas no son negociadas de forma adecuada sino impuestas, entonces no siempre logramos el efecto esperado. Utiliza la remuneración variable como un elemento importante de tu modelo, pero hazlo de forma simple y basado en los indicadores fundamentales. Si puedes incluye siempre algún componente que ayude a mejorar el enfoque de equipo por ejemplo, indicadores generales de resultados finales de la empresa como ventas y rentabilidad.
- Feedback: Que importante es que cada uno de nuestros colaboradores cuente con un proceso de retro alimentación adecuado. Existen tantas técnicas efectivas hoy en día que muchas organizaciones terminan tratando de aplicar un modelo que se convierte en el objetivo “per se”, se olvidan del objetivo máximo que es garantizar que cada colaborador sepa como se está desempeñando y adaptando a la cultura de la empresa. No importa el modelo de evaluación que escojas, pero asegúrate de que tu gente reciba periódicamente un feedback preciso, simple y poderoso que le diga con claridad lo que se espera de él o ella y lo que realmente se está percibiendo; complementa eso con un genuino y práctico plan de trabajo para lograr su desarrollo y sus resultados. Dale las herramientas necesarias para desempeñarse adecuadamente y aprovecha esos momentos de feedback para lograr que sea mutuo. Es decir, dales la oportunidad y el espacio para comentar como se sienten ellos en la organización y que expresen cómo creen ellos que tú (o la persona que los dirige) pueden ayudarlos a mejorar.
• Seguimiento: Lograr una correcta ejecución de tu estrategia requiere de un esfuerzo importante en realizar un continuo y efectivo seguimiento a los planes de acción y a los resultados que están mostrando tus principales KPIs (1). Generalmente es en la fase de ejecución donde se diferencian los ganadores del resto de competidores y también en esta fase te ayudará de forma notable que uses un enfoque de simplificación.
- Comités: Es un excelente método para realizar seguimiento si se hace de forma efectiva. Dependiendo del tamaño de la organización debes mantener una serie de Comités periódicos y formales que permitan realizar el seguimiento adecuado con tu equipo principal de colaboradores. Por lo menos debes tener un Comité Ejecutivo con tus principales reportes semanal o mensualmente para revisar los avances. Cuando ya la empresa es mas grande vas a necesitar otra serie de Comités (Finanzas, Comercial, Operativo, etc.). Trata de no excederte en el número y frecuencia de los Comités y asegúrate que en todos logres un enfoque de Responsabilidad por Resultados. No se trata de encontrar las excusas o justificaciones, mantén un nivel alto de exigencia y aprovéchalos para desarrollar realmente a tu equipo. Trata de no llenarte de Comités improductivos, evita la participación de un número enorme de personas y exige que el tiempo sea corto con una agenda prestablecida.
- Informes: Trata de que todos los informes que sean necesarios en tu organización sean simples y concretos. Si requieres escribir un libro para hacer un análisis, algo está mal. Si de verdad alguien domina un tema debe poder sintetizarlo de una forma adecuada, cada vez tenemos menos tiempo y mas información disponible. Hay que ser claro, simple y preciso.
- Presentaciones: Es impresionante como vemos en organizaciones presentaciones con decenas y decenas de diapositivas. Parece que hay un virus de “Power Point”. Procura que todas las presentaciones de tu empresa sean claras y concretas, evita la inundación de información y si se requiere una presentación muy extensa para una reunión de revisión o análisis, establece que debe ser enviada a los participantes con un tiempo previo razonable para que cada uno la analice y no se convierta la reunión en algo extremadamente largo e improductivo.
• Comunicación: Si realmente quieres una organización simple, debes velar porque la comunicación a todo nivel sea clara y concreta. Combate la complejidad en cualquier tipo de comunicación visual o escrita. Los mails, videos, publicaciones en redes sociales, comunicados y en general cualquier medio que uses para comunicar algo debe aportar valor, pero de una forma rápida y contundente.
Conviértete en el paladín de la simplicidad en tu organización. Simple no quiere decir pobre, al contrario, hay que hacerlo muy bien para decir algo bien dicho de forma simple. Elimina las redundancias y la complejidad siempre que puedas. Lograrás una mejor efectividad en tu empresa y una mayor cohesión en tu equipo.
La próxima vez que te enfrentes a cualquier problema en tu organización, toma un tiempo adicional y piensa, ¿Existe una forma mas simple de enfrentar y/o resolver esto?. Haz un esfuerzo en hacer la cosas mas simples y mejores. Puedes contactarnos para que conozcas nuestras intervenciones en pequeñas y medianas empresas.
Santiago García Taboada es el Master Partner de la empresa The Growth Coach para España y Latino América y especialista en Planificación Estratégica.
