Cuando tenemos una pequeña o mediana empresa pensamos que sería ideal lograr que funcione en piloto automático. Que realmente la empresa no requiera de nuestro diario control y presencia para que las cosas marchen bien. Sin embargo, lo más común es que a medida que la empresa va creciendo vamos añadiendo complejidades a la operación de esta. Es muy común que llegue un momento en que existe mas o menos una forma de hacer las cosas que hemos transmitido de persona en persona cada vez que ingresa alguien nuevo, pero todo tiene una base totalmente informal y el manejo de excepciones se apodera del día a día, añadiendo cada vez mas y mas complejidad en la operación.
Muchos dueños de pequeñas y medianas empresas piensan que documentar un real sistema de trabajo no es estrictamente necesario, o que es muy complejo y requieren de algún tipo de especialistas y que requiere de una inversión que nunca es considerada como prioritaria; el tiempo pasa y cada vez el problema se hace mayor.
Siempre llega el momento en que poner un poco de orden y estructura en la operación es indispensable para poder seguir creciendo, si no lo hacemos las ineficiencias pueden hacer que mientras mas crecemos peores resultados tenemos. Hay muchas formas de hacer esto de una forma adecuada, nosotros creemos que siempre debemos comenzar de una manera simple.
Políticas: Tener un grupo reducido de políticas bien articuladas y conocidas por todos es el punto de partida para ordenar una empresa. Las políticas las podemos ver como un conjunto de reglas simples pero inquebrantables que les dan una idea clara a los colaboradores de lo que se puede y, sobre todo, lo que no se puede hacer. El secreto probablemente está en mantenerlas como simples reglas, no complicarlas con un detalle innecesario mas digno de los procesos y/o manejo de excepciones. Por lo general podemos comenzar por las políticas prioritarias como Crédito y cobranzas, Facturación y despacho, Talento humano, Finanzas y contabilidad, Inventario, Operaciones y producción. Recuerda mantenerlas simples, que sean solo las reglas de juego, que te ayuden a mitigar los riesgos del negocio.
Procesos: Una vez que tenemos las políticas principales definidas, entonces nuestra prioridad debe enfocarse en los procesos. No tenemos que documentar de una vez todos los procesos, esto puede ser largo y lleno de frustraciones; debemos establecer prioridades y comenzar por los principales. Tampoco debemos documentar los procesos de una forma compleja en nuestra primera versión. Muchas empresas asocian procesos a largos y complicados flujogramas que manejan al mínimo detalle todas las situaciones posibles. Es preferible comenzar con una definición sencilla de pasos y con una redacción clara que describa de forma concreta quién hace qué y cuándo. Lo importante es que exista una guía clara de acción y ciertas reglas para el manejo de excepciones. No se requiere una versión extremamente compleja.
Roles y responsabilidades: Si tenemos las políticas y los procesos principales documentados de forma simple, el paso siguiente es desarrollar una buena descripción de los roles y responsabilidades que tiene cada uno de los cargos que están en nuestro organigrama. Esto termina de aclarar las posibles dudas de quién hace qué y hasta dónde puede llegar. Insistimos en que sea una descripción simple al comienzo; es preferible tener una buena primera versión rápido e implementar para luego ir mejorando, que embarcarse en un proyecto largo y costoso en busca de la perfección que nunca llega.
Automatización: La tecnología debe ser nuestra aliada para lograr una primera versión de una PYME eficiente. Cada vez disponemos de mejores herramientas y mas accesibles. El problema generalmente es que tratamos de adaptar las herramientas a lo que hacemos en la empresa porque creemos que es la mejor forma, sin embargo, un primer enfoque pudiera ser totalmente el contrario; buscar herramientas ya disponibles en el mercado a las cuales nos podamos adaptar fácilmente para una implementación estándar. Generalmente todas estas herramientas descansan sobre bases de datos que luego están disponibles para nosotros poder tomar la data y crear los informes operativos y gerenciales que necesitamos para la toma de decisiones. Luego podremos ir realizando las adaptaciones que realmente sean necesarias para aumentar el grado de automatización y eficiencia.
Evaluación y mejora continua: Esto es un proceso que nunca termina. Lo importante es comenzar rápido y de forma simple. Pero luego tenemos que ir evolucionando nuestro sistema de trabajo para que cada vez sea mas sólido. Debemos tener un plan de trabajo con actividades claras y fechas de compromiso, con responsables parciales y un gran responsable por la mejora operativa continua. Una empresa mas eficiente será una empresa mas efectiva en el futuro y nos permitirá competir de forma mas ágil para alcanzar el sitio en el mercado que merecemos.
Generalmente dedicamos nuestro tiempo y dinero a las cosas que siempre inciden de forma directa en el negocio, la parte comercial, la parte de operaciones; sin embargo, el enfocarnos en hacer de la empresa un organismo mas eficiente, con reglas claras y procesos ágiles, donde cada colaborador sepa lo que tiene que hacer y la tecnología juegue un papel fundamental de apoyo; entonces lograremos una empresa rentable y con sostenibilidad en el largo plazo. Haz un esfuerzo en hacer la cosas mas simples y mejores. Puedes contactarnos para que conozcas nuestras intervenciones en pequeñas y medianas empresas.
Santiago García Taboada es el Master Partner de la empresa The Growth Coach para España y Latino América y especialista en Planificación Estratégica.
