¿En que aspectos se debe enfocar tu Consejo de Administración?

Llega un momento en la vida de una pequeña o mediana empresa en el que es importante formar un Directorio o Consejo de Administración. Es una práctica que contribuye de forma notable a la profesionalización de toda empresa familiar y, generalmente, contribuye de manera importante a mejorar los resultados y la viabilidad en el largo plazo de la empresa.

Cuando llega ese momento es importante determinar cuáles son los aspectos en los que debe enfocarse este nuevo órgano administrativo, para que realmente se generen los grandes aportes esperados: Cada sesión de Directorio debe tener una agenda específica preparada con suficiente antelación y generalmente cubrirá os siguientes tópicos:

Puntos recurrentes Hay cosas que deben ser cubiertas en toda sesión de Directorio y que, salvo alguna sesión extraordinaria para tratar algún tema específico, estarán constantemente en el orden del día:

• Acta anterior: Es una buena práctica comenzar siempre leyendo el Acta de la sesión anterior, la cual debe ser revisada y aprobada por los miembros del Directorio.
• Revisión de puntos pendientes: Aunque no necesariamente debe formar parte de todas las sesiones, es muy recomendable que se haga frecuentemente una revisión de los puntos pendientes de sesiones anteriores para garantizar que se determine con claridad el responsable y la fecha compromiso de cada uno de esos puntos.
• Revisión de resultados: Es probablemente uno de los puntos mas importantes. Hay que hacer una revisión del Estado de Ganancias y Pérdidas de la empresa al último mes, acumulado del año en curso y comparación con presupuesto. Es importante desarrollar una presentación clara, concreta y simple que pueda mostrar de forma rápida esta información de forma general y que el responsable de dicha presentación tenga adicionalmente el detalle para poder responder las inquietudes de los miembros del Directorio. Aunque pueda parecer raro, podemos lograr esto en una página y eso deberíamos buscar.
• Revisión de situación de la empresa: Al igual que en el caso del estado de ganancias y pérdidas, debemos revisar en todas las sesiones el estado de la situación de la empresa con los reportes resumidos que sean necesarios según el tipo de la empresa (Balance general, flujo de caja, etc.).

Tópicos puntuales: Para cada sesión debemos definir con suficiente anticipo los temas prioritarios que deben ser tratados, para que los responsables de desarrollar dichos puntos (sean internos o externos) tengan el tiempo necesario para realizar una presentación adecuada con el nivel de análisis requerido. Generalmente los puntos mas importantes de enfoque son:

• Estrategia: Los aspectos relevantes de la estrategia y la ejecución de esta siempre estarán en la agenda del Consejo de Administración. Este es el mayor aporte que se espera de los miembros del Directorio y, sobre todo, de los miembros externos. Analizar y cuestionar en profundidad los eventos potenciales que pudieran afectar la estrategia de la empresa es una responsabilidad de este órgano de dirección. Por el Directorio debe pasar cualquier preocupación que tengamos respecto a cosas como la entrada en un nuevo mercado, el lanzamiento de nuevos productos, el desarrollo de un nuevo modelo de negocio, la apertura de operaciones en un nuevo país, la incorporación de nuevos canales.
• Mercado / Perspectivas: Otro tema fundamental a tratar en estas sesiones es el análisis de cualquier situación de cambio que se presente en nuestro mercado o que afecte a las expectativas sociales y económicas del entorno donde nos movemos.
• Sucesión: El Directorio siempre debe velar porque se toquen directamente los aspectos que tienen que ver con los planes de sucesión de los ejecutivos principales de la empresa. Velar por el desarrollo de los potenciales líderes del futuro dentro de la organización es tarea de este órgano de dirección.
• Riesgos: El Directorio debe ayudar a la organización a tener perfectamente identificados y valorados todos los riesgos inherentes al negocio y que puedan afectar la buena marcha de la empresa. No hay que esperar a que estemos en una situación de emergencia, debemos trabajar en la prevención.
• Problemas / Oportunidades: En general, es una buena práctica llevar al Directorio los problemas y oportunidades importantes que estamos enfrentando para conseguir una retroalimentación adecuada y nutrirnos de diferentes perspectivas. Es muy valioso poder contar con las opiniones de personas de buen nivel y experiencia pero que no están sumergidos en la operación y por lo tanto no sienten el mismo nivel de involucramiento y apego que pueden, en ocasiones, nublar la vista de los ejecutivos internos.
• Aspectos fiscales / legales: El Directorio es un sitio muy adecuado para evaluar los posibles efectos que tendrán nuevas leyes y regulaciones que puedan impactar las operaciones y los resultados de la empresa.

Otros aspectos importantes por considerar: Adicionalmente a los puntos antes mencionado, existen algunas consideraciones que debemos hacer para realmente sacar ventaja al Consejo de Administración. Dependiendo del tamaño y la situación de la empresa, podemos citar:

• Preparación: Estas sesiones no son un lugar para improvisar. Cualquier persona (interna o externa) que tenga que hacer algún tipo de presentación en un Directorio debe prepararse muy bien previamente. El nivel de exigencia del Directorio debe ser alto, sino es así no lograremos aportar al desarrollo y profesionalización que buscamos.
• Número de temas: Es muy tentador tratar de sacarle el máximo provecho a cada sesión y nos podemos equivocar tratando de meter muchos temas en una sola sesión. Por lo general se logra mas efectividad viendo menos temas, pero de manera profunda. Nuestra mejor recomendación es que, aparte de los temas recurrentes, se incluyan solo 2 temas adicionales para lograr un verdadero nivel de evaluación y generar las mejores decisiones. Podríamos incluir mas de dos temas si se trata de aspectos informativos y poco complejos, pero no es lo recomendable.
• Periodicidad: Esta es una gran interrogante, ¿cada cuánto tiempo se debe reunir un Directorio?. Como todo, no hay una fórmula mágica y dependerá de muchas variables, entre ellas la capacidad de la empresa de generar información de forma rápida, el nivel de cambio en la operación normal y el presupuesto entre otras. Lo adecuado es que sean entre 4 y 10 sesiones al año, se puede utilizar una frecuencia mensual, bimensual o trimestral. Menos que eso probablemente nos quite la oportunidad de sacar el verdadero provecho que un Consejo de Administración nos puede dar. Es muy recomendable que logremos establecer una fecha relativamente fija para que los miembros del Directorio puedan planificar adecuadamente, por ejemplo, el tercer miércoles de cada mes a las 9.00 am.
• Tiempo: Al comienzo podemos ser un poco inefectivos en el uso del tiempo y podemos invertir mas de 4 horas en una sesión. Sin embargo, con una buena planificación de temas y con la preparación adecuada seguramente podremos tener sesiones muy efectivas en menos de 4 horas. Esto va a variar dependiendo de tamaño y complejidad de la empresa.

Desarrollar un efectivo Directorio o Consejo de Administración es un arma muy poderosa para vigilar la ejecución en tu empresa y para alinear al equipo de Dirección, te permite enfrentar el proceso de toma de decisiones de una mejor forma y contribuye de forma notable al desarrollo profesional de la empresa y de tu equipo. También hace que la gente que te rodea tenga una visión mas completa de la empresa y del negocio en el que estamos, mas allá de sus responsabilidades funcionales. Haz un esfuerzo en hacer la cosas mas simples y mejores. Puedes contactarnos para que conozcas nuestras intervenciones en pequeñas y medianas empresas.